Comment réussir le changement des locaux de votre entreprise ?

Un déménagement d’entreprise ne s’improvise pas. Différentes tâches doivent être menées en amont, et ce plusieurs mois avant le jour J, pour s’assurer que le changement de locaux se déroule convenablement. Profitez des conseils qui suivent pour organiser un déménagement réussi de votre entreprise.

Les démarches à effectuer six mois à l’avance

Dès que vous avez pris la décision de déménager, vous devez vous mettre à la recherche d’un nouveau local. En effet, cette étape peut prendre du temps. Pour faire le bon choix, visitez plusieurs locaux. Assurez-vous que ces derniers sont adaptés aux besoins de vos activités et de vos employés. Une fois que vous êtes fixé sur le bâtiment idéal, passez à la signature du contrat de location, et informez votre actuel propriétaire de votre départ dans les prochains mois.
Après avoir déposé le préavis, faites l’inventaire de vos biens. Listez à ce moment ce que vous pourrez emmener dans le nouveau local, et ce que vous devrez laisser. Vous pourrez ainsi anticiper les dépenses et réaliser d’importantes économies en ne gardant que les documents importants et les matériels indispensables à votre activité. Quant aux meubles et autres accessoires obsolètes, vous pouvez faire appel à un déménageur spécialisé pour vous en débarrasser.
Pensez également à élaborer un cahier des charges pour le déménageur. Dans ce document, vous devrez spécifier le volume total à déménager, l’emplacement de chaque objet, et le système d’emballage de vos appareils et accessoires fragiles. Puis, lorsque vous aurez fini de tout rédiger, vous transmettrez ce cahier des charges à différents déménageurs qui vous fourniront chacun leur devis. Vous pourrez alors réserver votre date après avoir choisi le prestataire qui vous convient.

Les procédures à accomplir un trimestre avant la date prévue

Trois mois avant le jour J, faites le point avec votre déménageur par rapport aux termes exacts du contrat. Emmenez-le voir les nouveaux locaux, et discutez de toutes les mesures à prendre pour le bon déroulement du déménagement (début du chargement, sécurisation de vos biens, acheminement…).
Pensez ensuite à avertir tous vos collaborateurs de votre changement d’adresse. A part les fournisseurs et les clients qui doivent être informés, assurez-vous que les représentants de votre personnel soient également tenus au courant. Ils pourront ainsi prendre les mesures nécessaires par rapport au planning de travail avant, pendant, et après le déménagement effectif.
Sur le plan matériel, commencez à dresser un plan pour l’emplacement de vos meubles et de vos machines dans le nouveau bâtiment. Étudiez les différents branchements possibles et tenez compte du confort de vos employés avant de finaliser votre schéma. Vous pourrez ensuite le transmettre au déménageur pour que ce dernier puisse à son tour planifier le placement de chaque carton avant le montage.

Ce qu’il faut faire un mois et demi avant le jour J

90 jours avant votre départ effectif, entrez en contact avec vos fournisseurs de service pour les notifier de votre changement d’adresse. Doivent être informés à cet effet : votre opérateur téléphonique, votre fournisseur d’accès internet, la poste, la maison d’assurance, la sécurité sociale, la préfecture, et le service des impôts. Profitez également de l’occasion pour informer vos employés du projet de changement de locaux, puis commencez l’empaquetage des objets qui ne vous serviront plus d’ici le jour du déménagement.
A J-30, demandez à votre informaticien d’effectuer une sauvegarde de sécurité sur votre parc informatique afin d’éviter les pertes de données lors du transfert. Ce spécialiste devra aussi se charger de la vérification finale des serveurs avant de procéder à la déconnexion totale avant le départ. Puis, deux semaines à l’avance, faites nettoyer vos futurs locaux pour les apprêter à accueillir vos cartons lors du déménagement.
N’oubliez pas, toutefois, qu’il est possible de trouver un garde-meuble pour le classement de vos biens. En vous rendant sur annexx.com par exemple, vous pourrez louer un centre de stockage pour l’entreposage des matériels qui ne vous servent pas au quotidien. Non seulement vos fournitures y seront en sécurité, mais en plus vous gagnerez de la place dans vos propres locaux qu’il vous serait peut-être inutile de déménager. Conteneur, box, ou local de rangement, les solutions sont nombreuses en fonction de votre budget et de vos besoins en espace. Pensez ainsi à étudier cette solution avant de décider de déménager.

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